Generar una factura electrónica o factura digital
Para implementar una factura electrónica o digital no son necesarios complejos requerimientos tecnológicos. Lo único que tenemos que hacer es firmar digitalmente nuestra factura. Y la factura puede ser un documento de Word, un Excel, un PDF,… no importa el tipo de documento. Nos quedaremos con el tipo de documento que nos sea más fácil de firmar.
Un ejemplo: Factura electrónica con Excel
Tal y como se indica en los manuales de facturación electrónica o digital de Red.es, Microsoft Excel ofrece la posibilidad de firmar sus documentos. Como el requisito básico del emisor es que la factura esté firmada, con Excel podemos confeccionar facturas, firmarlas y enviarlas a nuestro cliente. Únicamente necesitaremos el certificado digital.
Para conseguir el certificado digital tenemos que dirigirnos a una Autoridad Certificadora como es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o el CatCert (en el caso de Cataluña). Si somos persona física o autónomo podemos firmar nuestra factura con nuestro DNIe. De hecho muchos ya tenemos el certificado para poder hacer trámites con Hacienda.
Una vez hemos diseñado el formato de la factura y rellenado los datos en el Excel, en el menú Herramientas -> Opciones, seleccionamos la pestaña de Seguridad y tal y como se muestra en la imagen, podemos añadir nuestra firma digital, previamente instalada en nuestro ordenador.
Un vez insertada, el documento ya está listo para enviarse por correo electrónico a nuestro cliente.
Obviamente este sistema sólo es adecuado en el caso de envío de pocas facturas. Para una empresa con un volumen de facturación más alto este sistema no es óptimo, ya que sólo puede enviarse una factura cada vez y a un único cliente. Es un proceso completamente manual. Pero nos ayuda a desmitificar la factura electrónica. Realmente una factura electrónica o digital no tiene nada de complicado y está al alcance de todos.
Si la empresa tiene un volumen de facturas mayor también representa un coste mayor en sobres, sellos, impresiones, tiempo, etc. Con el programa de facturación electrónica de Interdigital podemos automatizar la creación de las facturas, la firma, etc. y comenzar a ahorrar dinero.
