En un artículo anterior se comenta la contratación de la facturación digital o electrónica a nuestro proveedor habitual del programa de facturación o bien la generación y envío de dichas facturas desde nuestra propia empresa, con el ahorro que esto supone.
Facturación digital o electrónica dentro de nuestra Extranet
Si la empresa ya dispone de Extranet ésta es sin duda la mejor opción. Una Extranet supone un coste en su mantenimiento, pero es una vía de comunicación muy eficaz con nuestros clientes. ¿Cuántos emails, cartas, llamadas hacemos para que nuestros clientes nos dediquen cinco minutos y se lean las nuestros productos y promociones? ¡Es un gran esfuerzo! Con una Extranet estamos seguros que nuestros clientes pasaran por nuestra web y leeran nuestros textos. Concretemos:
- Hemos generado los documentos de nuestras facturas, preferiblemente en PDF
- Hemos firmado dichos documentos para que no haya ninguna duda de quién ha emitido las facturas
- Ahora tenemos que mostrar dentro de nuestra Extranet las facturas, a cada cliente las suyas, en un entorno seguro.
Cómo tiene que ser la Extranet
La Extranet tiene que ser segura. Tenemos que utilizar el protocolo SSL para que nuestros clientes se conecten mediante https. El protocolo seguro SSL nos da dos cosas:
- Encripta toda la información para que, aunque alguien pueda interceptar la información, tenemos la seguridad de que nadie puede leerla (en informática nadie quiere decir que a nadie le vale la pena la cantidad de ordenadores y recursos que debería invertir en poder leer una factura que estamos transmitiedo :) Para la facturación electrónica no es relevante.
- Pero la conexión SSL también asegura que el origen es quien dice ser y esto sí es muy importante. Nuestro cliente cuando se conecta a http://www.su.empresa no puede estar seguro de que la información que está consultando es la suya. Pero si se conecta a https://www.su.empresa entonces no hay duda. No puede ser suplantado.
Para conseguir una Extranet segura con SSL tenemos que comprar un certificado SSL a empresas como VeriSign o Thawte.
Las dos empresas nos ofrecen muchos servicios, pero nos centramos ahora en un certificado SSL para una página web. Thawte es más competitivo en precio y con el certificado aklsjdaskl ya tenemos suficiente.
Ahora sólo nos queda mostrar a cada cliente sus facturas. Dos pasos necesarios para conseguirlo:
- Desde la empresa hay que enviar a la máquina que tenga la Extranet todos los archivos de las facturas. Por FTP por ejemplo. Muy sencillo.
- Cuando un cliente se valida en nuestra Extranet hay que mostrarle sólo sus facturas. Aquí un poco de programación y un módulo de presentación de ficheros que además le puede permitir al cliente la descarga de facturas agrupadas con un archivo comprimido, disponer del histórico, consultas,…
Y disponiendo de un entorno como éste por qué no mostrar también pedidos, albaranes, cuentas anuales…Con cada proyecto y cada entorno en Interdigital hemos aprovechado la fidelización de la Extranet para comunicarnos mejor con los clientes.
¿Y la rentabilidad? Puedes leer más online sobre cómo la facturación digital supone un ahorro directo en las empresas.
